• 22 helmikuu 2018 Julkisten hankintojen tasapuolisuus epäilyttää yrittäjiä
  • 19 helmikuu 2018 Suurimmalla osalla on negatiivinen ja epäilevä suhtautuminen julkisiin hankintoihin
  • 06 helmikuu 2018 Suomi automatisoi viranomaistietojen tarkastuksen julkisissa hankinnoissa
  • 31 tammikuu 2018 Miten tietosuoja-asetus vaikuttaa, kun tarjoan julkiseen hankintaan?
  • 26 tammikuu 2018 Kiertävätkö kunnat kilpailutusta laittomasti?

Ota yhteys neuvontaan

Haluatko lisätietoja? Onko sinulla kysyttävää palvelusta?

Ota yhteys neuvontaan

Miten tietosuoja-asetus vaikuttaa, kun tarjoan julkiseen hankintaan?

31.1.2018

Tietosuoja-asetus pitää nyt valppaana niin yritykset kuin muutkin organisaatiot. Tarjotessa julkiseen hankintaan tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaikutukset tulevat esille ainakin kun

  • hankitaan kunnan omaa henkilötietojen käsittelyä (esim. palkanlaskennan ulkoistus)
  • hankitaan jotakin, minkä toimittamisessa tarvitaan henkilötietoja (esim. koulukyydit)
  • tarjoaja esittää vahvuuksinaan oman henkilöstönsä ansioita (esim. asiantuntijapalveluiden osto)
  • tarjoaja esittää hallituksensa tai yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja.

Keskityn tässä kahteen keskimmäiseen kohtaan.

Hankintayksikkö: tarjoa ja pyydä vain välttämättömät tiedot

Esimerkiksi koulukyytejä tai kotipalveluita hankittaessa tarjoajilla on oltava tietoa asiakkaiden osoitteista, jotta on mahdollista tarjota. Hankintayksikön pitää miettiä jo ennalta, minkä verran ja miten suojaten henkilötietoja käsitellään missäkin vaiheessa.

Vähintään on muistettava lisätä tietosuojaa koskevat vaatimukset asiakirjoihin hankintailmoituksen julkaisuhetkeen mennessä. Jotta saadaan hyviä tarjouksia, on viisasta panostaa enemmän: Jos tarjoajan on tarvetta nähdä tarkempia kuin kaupunginosakohtaisia tietoja, kannattaa hankinta vaiheistaa ja luovuttaa tarkat tiedot vasta jatkoon valikoituneille. Samalla pitää edellyttää, että tietoa käytetään vain tarjoamistarkoitukseen.

Jos hankitaan osaamista, hankintayksikön on helpointa verrata tarjouksia, jos kaikki tarjoajat esittävät pätevyyden samalla CV-pohjalla. CV-pohjassa kannattaa kysyä vain hankintaan liittyvään pätevyyteen liittyviä asioita. Hankintayksikön kannattaa mahdollisimman pitkälti torjua se, että pohjissa annetaan henkilötietoja. Tämä ärsyttää tarjoajia: Jokaista tarjousta kohden joudutaan kirjoittamaan CV:t eri pohjille. Samaa voi käyttää vain lyhyen ajan sisällä ja huonoimmillaan vain yhden tarjoajan yhteen kysyntään. Toivon, että tässä paras ja joustavin käytäntö löytyy ja leviää pian.

Hankintayksikön on muistettava

  • liittää hankintasopimukseen ehdot tietosuojasta tai liite henkilötietojen käsittelystä
  • osoittaa, kumpi on rekisterinpitäjä
  • sopia tarjouspyynnön yhteydessä henkilötietojen ja muiden luottamuksellisten tietojen salassapitovelvoitteista.

Tarjoaja: välitä vain olennaiset tiedot

Jos hankinnassa menestytään henkilöstön kokemuksella, on tarve tuoda esiin oman tai alihankkijan työntekijän pätevyyttä. Kun henkilö listaa pätevyyttään, hänellä on taipumus kertoa muusta työ- tai opiskelukokemuksestaan, perhesuhteistaan, harrastuksistaan tai ainakin yhteystiedoistaan. Nämä kaikki ovat henkilötietoja. Niiden käsittelyssä pitää olla huolellinen, joten niitä kannattaa tarjota mahdollisimman vähän.

Kun kyse on omasta työntekijästä, työnantajan ei tarvitse pyytää työntekijältä eri suostumusta antaakseen tarjouksessa tätä koskevia henkilötietoja – kunhan ne rajoittuvat hankintailmoituksessa pyydettyihin tietoihin. Niukkuus on siis valttia. Alihankkijan henkilöstö ja jopa oma hallitus on eri asia. Alihankkijan resursseja esitellään tarjouksessa yleensä tarkemmin vain jos ne auttavat voittoon. Tällöin tietosuoja-asiat kannattaa sopia organisaatioiden välillä.  

Tarjoajan on muistettava

  • että se on omien työntekijöidensä ja referenssinä käyttämiensä asiakkaiden tietojen rekisterinpitäjä.
  • henkilötietojen käsittelyn minimointivaatimus ja oikeus tulla unohdetuksi: pohdi, onko henkilötietojen sisällyttäminen tarjoukseen välttämätöntä ja missä laajuudessa.

Hankinnan jälkeen

Kun tarjous on jätetty, vastuu henkilötiedosta siirtyy hankintayksikölle. Sen on pidettävä mielessään, että jälkeenpäin tarjoukset ovat pitkälti julkisia asianosaisille. Jos hankkija on viranomainen, tarjoukset ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia kaikille. Siten esimerkiksi kaupparekisteriotteista tai vastaavista kannattaa toimittaa sellainen versio, josta henkilötunnukset on poistettu.

Takaisin

Yhteistyökumppanit

Toteutus Sofokus Oy